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¿Cómo dividir tu WhatsApp por departamentos?

Por Juan Camilo Jaramillo | 08 jul 2021

Elegir la alineación ideal no es solo cosa del fútbol, aprender a dividir tu WhatsApp por departamentos es el primer paso para ganarle a tus competidores. Identificar las habilidades de cada uno de tus agentes así como las necesidades más frecuentes de los clientes, puede ayudarte a agilizar los tiempos de respuesta en tus diferentes canales de comunicación. Continúa leyendo este blog si quieres conocer los secretos de una buena formación empresarial.

WhatsApp como estrategia

El mejor camino para vencer en el terreno de WhatsApp es la agilidad, responder rápidamente las consultas de tus clientes garantiza un aumento en: las ventas,  la generación de leads y hasta en tu imagen corporativa, pero la velocidad no es algo fácil de lograr. Aunque existen varias alternativas para mejorar los tiempos de respuesta de tu empresa, en este blog nos concentramos en llevar al cliente hasta el agente indicado.

Dividir la atención de tu marca por departamentos te permite disminuir el tiempo que transcurre entre la entrada de un nuevo chat y el momento en que es transferido hasta un agente capacitado para atenderlo. Por eso debes conocer muy bien a cada miembro de tu equipo, indagar en su experiencia previa, sus gustos y sus aptitudes, para tratar de organizar a los integrantes de tus departamentos.

Otra tarea a realizar antes de hacer un planteamiento de tus departamentos de WhatsApp es contabilizar el número de agentes disponibles y los canales de atención de tu empresa, teniendo claro la capacidad laboral de tu negocio podrás establecer un límite de equipos y saber exactamente el tamaño de cada uno.

Además de tu equipo, también tienes que pensar en lo que vendes y en qué tipo de soporte ofreces por WhatsApp. Agrupar en categorías las distintas referencias de tus productos puede darte luces sobre el listado de departamentos ideal para tu empresa. 

También debes buscar fuentes de referencia y averiguar cómo las empresas, con un número mayor de empleados, logran hacer sus negocios por WhatsApp tan velozmente. Esto te permitirá nombrar los diferentes subconjuntos en los cuales se puede dividir la operación de tu negocio.

Una vez conozcas: la cantidad de agentes disponibles, el número de canales de tu negocio, la lista de productos que ofreces y algunos ejemplos de buenas prácticas, estarás listo para crear un organigrama de tu empresa que contenga el listado de departamentos y sus posibles miembros. 

Nueva llamada a la acción

El entrenamiento

Listo el esquema inicial de tus departamentos, puedes empezar a pensar en qué tipo de labores van a realizar. Para esto es necesario prestarle mucha atención a tus clientes y la forma en que se comunican con tu empresa, puedes monitorear tu WhatsApp y los demás canales de comunicación disponibles para ellos y así elaborar una lista de tareas dividida por equipos.

Una buena forma de iniciar es documentar las solicitudes entrantes y la manera cómo se resuelven, con esta información podrás crear un listado de soluciones para tus agentes, así ellos sabrán exactamente cómo reaccionar ante cada situación. 

También puedes hacer sesiones de socialización, estas conferencias ayudan a despejar dudas en los nuevos miembros de los equipos y generan una confianza previa al gran salto hacia las respuestas reales en WhatsApp.

Por último puedes hacer pequeñas inmersiones de tus equipos en tus diferentes canales de mensajería, dejarlos responder tus WhatsApp, por ejemplo y ver cómo direccionan a cada cliente, te indicará  qué tan apoderados están de sus roles

Aprovecha toda esta información y cuando estés listo empieza a buscar una plataforma multiagente y multicanal para empezar a implementar tus departamentos.  

Nueva llamada a la acción

¿Cómo puedo dividir mi WhatsApp en departamentos?

A través de una empresa multiagente y multicanal como B2Chat es posible dividir las labores de una empresa por departamentos, de forma que el cliente pueda autogestionar sus solicitudes sin necesidad de recurrir a un agente humano. Así la compañía ahorra tiempo y los usuarios ven resueltas sus necesidades en menor tiempo. 

Este desarrollo también permite la transferencia de chats en proceso hacia agentes de diferentes departamentos, esta funcionalidad resulta muy útil si tu empresa ya tiene dividida su operación, pero alguno de tus clientes se ha equivocado en el enrutamiento o posee un nuevo requerimiento. 

Es importante mencionar que tanto las transferencias como los demás chats cuentan con su respectivo historial dentro de la plataforma de B2Chat, esta precaución deja a los administradores revisar individualmente las conversaciones y hacer las correcciones necesarias al interior de sus equipos.

La plataforma también posibilita la modificación constante de los departamentos, así el suscriptor puede modificar cuantas veces quiera sus equipos y miembros. 

Por último, debes saber que B2Chat ofrece demostraciones gratuitas de su servicio multiagente y multicanal, si quieres conocer más debes solicitar una para resolver tus dudas. Anímate y elige la mejor alineación para tus departamentos de la mano de B2Chat.

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